20/05/2020 – Le coronavirus est d’abord et avant tout une tragédie humaine qui a affecté la vie de millions de personnes. La pandémie a non seulement modifié les schémas d’interaction personnelle – avec l’augmentation des mesures sanitaires, l’éloignement social et l’essor de la communication numérique – mais a également fondamentalement modifié notre façon de travailler. Avec l’assouplissement progressif des réglementations gouvernementales protectrices, les institutions et les entreprises se préparent à revenir à leur «modus laborandi» normal. Chaque entreprise est responsable de prendre des mesures de précaution sur le lieu de travail pour arrêter la propagation du COVID-19, et la distance physique reste l’outil le plus efficace à cet égard.

« Appliquer VitraConnaissant depuis longtemps les environnements dans lesquels nous travaillons et vivons ou où nous voyageons, nous avons élaboré un ensemble d’hypothèses qui peuvent aider les entreprises, les institutions et les employés à retourner au bureau avec des solutions spatiales prêtes à l’emploi et soigneusement conçues approches de planification« , explique Nora Fehlbaum, PDG de Vitra.

Des normes d’hygiène accrues seront maintenues, car la santé des employés devient une valeur importante pour l’entreprise

Sûr au travail, en public et en transit

Tout comme la sécurité de l’aéroport a été définitivement modifiée pour faire face à la menace d’attaques terroristes après le 11 septembre, les environnements partagés adopteront de nouvelles procédures pour protéger les utilisateurs contre les infections et les maladies. Des désinfectants seront fournis dans tous les halls d’entrée et salles de bain. Dans certains endroits, les contrôles de température standard et le port de masques peuvent même devenir la norme. Les surfaces, les poignées, les salles de bains et même les zones de contact fréquentes sur les chaises seront nettoyées quotidiennement. Les rituels tels que les poignées de main, les câlins amicaux ou les baisers de joues ne seront plus considérés comme appropriés.

Aller au travail en étant malade sera considéré comme inacceptable. Les jours de maladie peuvent augmenter. S’il n’est pas suffisamment malade pour un jour de maladie, les employés travailleront à distance ou – au moins – porteront un masque. Les médecins d’entreprise auront une voix plus forte et joueront un rôle important dans la navigation dans ces nouvelles procédures.

Des normes sanitaires accrues ont un impact direct sur les espaces de travail

Des portes et des ascenseurs à ouverture automatique qui répondent aux invites vocales au lieu des boutons tactiles seront installés. Des zones de café sans contact et des zones de cantine avec prise en charge uniquement et paiement du badge seront proposées. Les cantines seront affectées: des tables et des chaises facilement essuyables seront utilisées, et les éléments partagés inutiles tels que les salières seront évités.

Les textiles et les tissus d’ameublement peuvent perdre de leur attrait, tandis que les matériaux comme les cuirs / faux cuirs et les plastiques faciles à nettoyer gagnent en pertinence. Le bois peut être considéré comme une bonne option: un matériau naturel chaud, confortable au toucher, mais hygiénique et facile à nettoyer, le bois a été choisi par Alvar Aalto comme matériau de choix pour le sanatorium Paimio tuberculosis. Des matériaux et des surfaces auto-désinfectants comme le laiton, le cuivre et d’autres métaux, ainsi que des mousses autonettoyantes seront utilisés lorsqu’ils sont disponibles.

Les membres des groupes vulnérables à haut risque peuvent se voir offrir un environnement de travail différent, allant d’un espace de bureau ou d’une cabine personnelle attribué à des bureaux individuels ou même à un étage séparé.

De nouvelles normes de santé vont changer la façon dont nous utilisons les espaces publics et les transports

L’augmentation des mesures de santé influencera considérablement non seulement notre façon de travailler ensemble, mais aussi notre façon de coexister en public. Les zones d’attente dans les aéroports, les gares, les ports et les autres installations de transport public doivent respecter les réglementations sanitaires spécifiant l’espace au sol requis par personne ainsi que les distances de sécurité entre les individus. Ici, les marquages ​​et les panneaux sont de simples solutions temporaires. De plus, des normes d’hygiène plus strictes deviennent obligatoires dans les espaces publics. Les sièges et les zones d’attente peuvent être nettoyés plusieurs fois par jour.

Le travail à distance deviendra beaucoup plus répandu

L’émergence d’un nouvel équilibre travail-vie

De nombreuses entreprises, équipes et employés sont obligés de travailler à distance depuis des semaines. Cette expérience involontaire a démontré qu’une technologie fonctionnelle est disponible, qu’un travail productif est possible et même le travail d’équipe peut prospérer. Par conséquent, interdire aux employés de travailler à domicile ne sera plus acceptable pour les entreprises en compétition pour les talents.

Le talent fera un choix conscient après avoir vécu sa vie professionnelle sans faire la navette ou sans voyager atroce et après avoir passé du temps de qualité avec ses proches: mon employeur me donne-t-il la liberté de planifier ma journée aussi longtemps que je livre ma production? Mon employeur me permet-il de vivre là où je peux me permettre un niveau de vie plus élevé sans me faire passer des heures à me déplacer en voiture ou en train? Permettre le travail à distance permet à une entreprise d’accéder à un vivier mondial de talents tout en réduisant son empreinte écologique. Dans un bureau physique, le simple fait de se montrer signale déjà un engagement. Un employé travaillant à domicile doit constamment prouver et démontrer la création de valeur. Le travail à domicile crée une culture qui accepte plus de suivi des performances et rend le manque de performances plus transparent.

Le travail à distance a un impact direct sur le bureau et la maison

Une grande partie de la main-d’œuvre peut choisir de travailler à distance pendant au moins une partie de chaque semaine. Un travail à distance régulier peut réduire la densité de l’espace de bureau et donc permettre une distance physique sur le lieu de travail.

Le travail à domicile nécessite un espace dédié à la maison. Le bureau à domicile protège les heures de travail contre les interruptions et les distractions de la vie personnelle. Consacrer une zone de la maison au travail garantit la confidentialité tout en favorisant la désintoxication numérique et l’équilibre travail-vie dans le reste de la maison. Dans certains cas, les employés peuvent même être en mesure de dépenser l’espace supplémentaire nécessaire au domicile de l’employé. Le travail à distance nécessite une infrastructure physique appropriée: un siège de travail ergonomique, un bureau réglable en hauteur, une lampe de bureau, un réseau local sans fil, un équipement audio antibruit, du matériel informatique et des logiciels.

Comment et où nous nous rencontrerons va changer

Travailler à l’ère de la distanciation sociale

L’une des premières mesures prises par la plupart des gouvernements traitant de COVID-19 a été l’interdiction des grands rassemblements, conférences et événements. À mesure que des mesures plus sévères ont été introduites, le nombre de personnes autorisées à se réunir sous quelque forme que ce soit a été encore plus limité. Si et comment nous nous rencontrons, par conséquent, cela sera probablement affecté à mesure que nous entrons dans la réalité post-corona. La fréquence des réunions diminuera – nous ne nous réunirons que lorsque nous en aurons vraiment besoin. Les réunions du conseil d’administration et les consultations investisseurs / clients peuvent être plus acceptées que les réunions internes. Nous voyagerons tous moins. La durée des réunions formelles peut augmenter, car nous nous réunissons moins souvent mais pendant de plus longues périodes pour éviter les déplacements inutiles et tirer le meilleur parti des interactions personnelles.

Les entreprises peuvent établir des directives de voyage et de réunion plus restrictives, par exemple interdiction des déplacements pour les réunions internes. Les foires et congrès qui, par nature, nécessitent une grande affluence pour se rassembler dans des espaces confinés seront moins fréquentés et déplaceront une grande partie de leur programmation sur des plateformes numériques. Les réunions et les conférences, bien que considérées comme notoirement improductives, sont au cœur du fonctionnement de la plupart des entreprises.

De nouvelles solutions spatiales seront nécessaires pour permettre des échanges personnels et en personne sans risque d’infection

Les salles de réunion auront une capacité maximale inférieure, réduisant le nombre de sièges pour permettre une plus grande distance entre les participants. Les chaises elles-mêmes peuvent devenir plus spacieuses pour remplir l’espace vide résultant.

Les salles de réunion trop petites pour permettre une distance physique seront transformées pour des activités à usage unique telles que le travail de mise au point, les appels téléphoniques ou toute autre interaction virtuelle.

Les réunions informelles auront lieu dans des environnements à espace ouvert, idéalement debout. Ces points de contact courts, par ex. une équipe regroupée pour planifier les activités de la journée tous les matins, se fera sans chaises ni tables, en travaillant avec un mur ou un paperboard. Dans les climats tempérés, les réunions en plein air peuvent devenir plus populaires.

De nouvelles règles seront développées pour les espaces partagés, et l’aménagement des bureaux sera adapté

La nouvelle territorialité des bureaux

Les espaces de travail surpeuplés, travaillant sur des bancs à proximité des autres, ou être réaffectés chaque jour à un lieu de travail non territorial différent seront remis en question lorsque nous reviendrons dans nos bureaux après la crise. Certains peuvent retourner dans des cabines qui empêchent l’interaction avec d’autres et donc l’infection. Cela soulève cependant la question: pourquoi demander à un employé de se rendre au travail pour se cacher derrière un mur? De plus, les cabines – bien que pouvant être une réponse pour les groupes à haut risque – ne sont pas peu encombrantes. Les entreprises devront autoriser la distance physique dans leurs bureaux, mais ne sont probablement pas disposées à investir dans l’extension de leur empreinte. Des règles et des directives apparaîtront qui spécifient l’espace au sol par personne et la distance physique entre les travailleurs.

Une réponse à ce problème de densité est le travail à distance régulier. Travailler par équipes ou par vagues en dehors de la routine habituelle de 9 h à 17 h pourrait être une autre réponse. Le travail posté résoudrait également les problèmes de densité dans les transports publics pendant les périodes de pointe. Les bureaux peuvent être partagés par les deux mêmes personnes à des horaires différents avec un nettoyage entre les deux. Chaque employé a une chaise assignée personnellement qui est garée en toute sécurité dans un espace réservé pendant les périodes d’absence. Une chaise n’est réaffectée qu’après un nettoyage en profondeur. Le matériel informatique touché par l’utilisateur, comme les claviers et les casques, n’est jamais partagé. Le partage avec les autres sera moins acceptable que parmi une équipe de confiance qui traite le bureau comme son quartier. Les salles de bains, salles de réunion et autres espaces annexes peuvent être plus clairement attribués aux équipes. Les espaces de coworking démontreront leurs normes d’hygiène avec des équipes de nettoyage visiblement actives, des désinfectants, des surfaces facilement essuyables et l’aspect frais et propre de leurs intérieurs.

Les installations partagées et le travail à distance offrent de l’espace pour plus de flexibilité et de productivité sur le lieu de travail

Les règles et les lignes directrices sur la surface au sol requise par personne seront adaptées pour une densité plus faible, résultant en des bancs plus larges et l’inclusion de plus de murs et de cloisons dans l’espace de travail principal.

Les objets partagés non attribués sont optimisés pour la distance physique, par ex. en démontant chaque siège sur deux dans un élément Soft Work ou en montant des écrans entre les sièges et sur les tables / bancs.

Pour les postes qui nécessitent un mélange de travail à distance et de présence au bureau, chaque employé dispose de deux chaises: une pour le bureau, une pour la maison.

Les espaces de travail physiques qui restent deviennent un investissement conscient

Retour au bureau

Les entreprises, les équipes et les fonctions qui nécessitent un travail physique (production, travail en laboratoire, etc.) ou une interaction avec des clients ou des machines continueront d’être personnellement présentes sur leur lieu de travail. Les mesures de distanciation sociale pour le coronavirus révèlent cependant que le bureau fait appel aux travailleurs au-delà de la pure nécessité et de la fonction. Dans le U.S.Workplace Survey 2020 de Gensler, les répondants ont clairement choisi le bureau comme lieu de travail préféré lorsqu’ils ont été invités à travailler à la maison, dans un espace de coworking, un café ou le bureau de l’entreprise. COVID-19 a confirmé cette tendance: la plupart d’entre nous ont commencé à manquer notre environnement de travail habituel, nos interactions sociales et notre routine après les deux premières semaines de travail à distance.

L’espace de travail physique agit comme un facteur important pour prévenir l’épidémie de solitude dans un monde de plus en plus numérique. Certains talents ne peuvent pas ou ne veulent pas travailler à domicile et ont besoin de l’environnement physique pour se concentrer, interagir ou simplement être dans un environnement qui indique le but de leur employeur choisi. Ces entreprises ont la responsabilité d’éviter de marginaliser les principaux gardiens de ménages et d’enfants, souvent des femmes, en ne les obligeant pas à travailler à domicile – où ils sont essentiellement confrontés à leurs deux emplois en même temps. Le travail productif à domicile peut être une option valable pendant au moins une partie du temps, lorsqu’un groupe a déjà développé un mode de travail fonctionnel. Premièrement, nous devons gagner un certain niveau de confiance dans la vie réelle afin de partager ouvertement des idées, de déchiffrer les personnalités des autres et de lire entre les lignes. Toute la technologie du monde ne fera pas que les gens se rassemblent et se soutiennent mutuellement s’il n’y a pas déjà une culture de collaboration.

Favoriser une culture de travail collaboratif dans l’espace de travail physique

Après COVID-19 et l’expérience de travail à distance, il devient une décision consciente pour les entreprises d’offrir un lieu de travail physique et de créer une représentation physique de leur entreprise. Le travail à distance est meilleur, moins cher et plus sain que les mauvais espaces de bureau. Les entreprises qui gardent leurs bureaux physiques devront en faire un endroit attrayant.

Après la pandémie, de nombreuses entreprises vont se restructurer pour s’adapter à leur nouvelle réalité: les tâches répétitives et standardisées peuvent être numérisées et les emplois qui nécessitent une configuration de travail traditionnelle peuvent être supprimés des bureaux coûteux et déplacés vers le travail à distance. Les tâches créatives ou très sensibles au cœur (R&D, image de marque, innovation, gestion) sont plus susceptibles de rester dans les murs physiques de l’entreprise. Ils nécessitent des moments fortuits et imprévus qui déclenchent une invention humaine collaborative, que seul un espace physique commun peut fournir. Ces équipes trouveront le juste équilibre dans un environnement de bureau de haute qualité qui reflète l’identité de la marque et offre des espaces de travail flexibles et agiles. Ces derniers permettent à l’entreprise de mieux respirer en phase avec les cycles économiques.

Après la pandémie, les entreprises chercheront à se réinventer. La crise conduit à une nouvelle clarté de la pensée et de la prise de décision. Les décisions difficiles peuvent être communiquées de manière plus convaincante et le profil de l’entreprise aiguisé. Le domicile de l’entreprise (siège, campus, etc.) est la représentation physique la plus visible et tangible de cette nouvelle identité et doit être adapté pour une réinvention crédible, durable et réussie.

L’esthétique va-t-elle changer, ou le seront-ils?

Le retour à des valeurs sûres

Grâce à COVID-19, nous avons tous appris que nous pouvons vraiment travailler de n’importe où. Ainsi, aller au bureau physique devient une décision très consciente et délibérée pour la plupart d’entre nous. Nous nous rendons sur place pour rencontrer nos collègues, pour accomplir des tâches spécifiques ou pour aligner nos efforts sur la mission et le but de notre employeur. Plus l’environnement physique reflète ces valeurs de près, plus ses utilisateurs seront directement liés à celles-ci. Sans culture visible, le bureau s’effondrera.

Un fil conducteur que nous rechercherons tous est «l’humanité». Surtout dans la nouvelle ère de la distanciation sociale, «l’humanité» doit être réinjectée dans les environnements où nous passons tant d’heures. Le bureau peut et doit paraître un peu plus formel que nos maisons, mais d’une manière qui répond aux besoins humains élémentaires après la crise. Il doit fournir un sentiment de confort physique et psychologique, de protection et de sécurité, tout en répondant à des normes d’hygiène accrues. De nouvelles formes, couleurs et matériaux peuvent apparaître pour répondre à ces exigences. Après la Seconde Guerre mondiale, les innovations en temps de guerre ont été utilisées à des fins pacifiques et une esthétique technique utopique a émergé, caractérisée par l’utilisation de contreplaqué moulé et de fibre de verre dans la conception de meubles. La vague d’innovation post-corona peut – comme cela a été le cas au cours des dix dernières années – être principalement numérique et donc invisible, tout comme le virus. Pour l’instant, par conséquent, beaucoup d’entre nous peuvent trouver un réconfort psychologique dans les valeurs sûres et la familiarité de produits qui sont eux-mêmes des exemples de la «survie des plus aptes» – ceux qui ont servi les générations avant nous et qui seront toujours là pour ceux qui suivre.

Le numéro 01 de l’e-paper Vitra est désormais disponible en téléchargement ici: www.vitra.com/backtotheoffice.
Les numéros 02 et 03 suivront dans les prochaines semaines et seront disponibles sur le même lien. Chaque article électronique explore plus en détail deux des six hypothèses.

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